01Quiénes somos y dónde aplica esta política
OneTik es una plataforma de agendamiento para negocios que trabajan con citas: barberías, clínicas, salones, estudios y consultorios. Reúne agenda, una secretaria de inteligencia artificial que atiende por WhatsApp, recordatorios, punto de venta, planes de suscripción y pagos.
Esta política explica qué pasa con los datos en:
- el sitio onetik.io y el panel de OneTik;
- la aplicación OneTik para iPhone y Android;
- la página pública de agendamiento de cada empresa;
- las conversaciones de WhatsApp que la empresa atiende a través de OneTik, incluidas las que responde la secretaria de IA.
Escribimos en lenguaje sencillo a propósito. Si alguna parte no queda clara, escribe a [email protected] y te la explicamos.
02Empresa y cliente: quién responde por qué
En esta política hay dos tipos de persona, y la ley trata a cada una de manera distinta.
- Profesional. Quien contrata OneTik, ingresa al panel o a la aplicación y atiende a sus propios clientes. Para los datos de tu cuenta, OneTik es el responsable del tratamiento: nosotros decidimos cómo se tratan esos datos.
- Cliente final. Quien agenda una cita, paga un servicio o conversa por WhatsApp con una empresa que usa OneTik. En ese caso, la empresa que te atiende es la responsable del tratamiento de tus datos. OneTik es el encargado del tratamiento: guardamos y procesamos esos datos en nombre de la empresa, siguiendo sus instrucciones y esta política.
En la práctica: si eres cliente de una barbería que usa OneTik, es la barbería la que decide conservar o eliminar tu registro. Nosotros le damos las herramientas para hacerlo y te ayudamos a llegar a ella cuando lo necesites.
03Qué datos recopilamos
Recopilamos solo lo que la plataforma necesita para funcionar.
Del profesional y de la empresa
| Dato | De dónde viene | Para qué |
|---|---|---|
| Nombre y teléfono | Informados al crear la cuenta | Identificarte e iniciar sesión con un código enviado por WhatsApp |
| Correo electrónico | Opcional, informado por ti | Contacto sobre la cuenta y el cobro |
| Foto de perfil, biografía y redes sociales | Opcionales, enviados por ti | Aparecer en la página de agendamiento de la empresa |
| Datos de la empresa | Nombre, dirección, horarios, servicios, precios y logo | Armar la agenda, la página de agendamiento y las respuestas de la secretaria |
| Token de notificaciones push | Generado por el dispositivo cuando permites las notificaciones en la app | Avisar sobre citas, mensajes y cobros. Junto con él guardamos la plataforma, el modelo del dispositivo y la versión de la app |
| Datos de la suscripción a OneTik | Plan, ciclo, estado del pago | Cobrar la mensualidad. El número de la tarjeta queda solo en Stripe o en Mercado Pago, nunca en nuestros servidores |
| Registros de actividad | Acciones realizadas en el panel, con fecha y autor | Seguridad y auditoría de la propia empresa (quién cambió qué) |
Del cliente final
| Dato | De dónde viene | Para qué |
|---|---|---|
| Nombre y teléfono | Registro hecho por la empresa, por la página de agendamiento o por el nombre visible en WhatsApp | Identificar al cliente, agendar y enviar recordatorios |
| Correo electrónico y fecha de cumpleaños | Opcionales, informados por el cliente o por la empresa | Contacto y acciones de la empresa, como felicitaciones de cumpleaños |
| Foto de perfil | Foto pública de WhatsApp | Mostrar la conversación en el panel de la empresa |
| Conversaciones de WhatsApp | Mensajes intercambiados con la empresa: texto, audio, fotos, videos, documentos, stickers, ubicación y contactos compartidos | Atender al cliente, ya sea una persona o la secretaria de IA, y conservar el historial de la atención |
| Archivos enviados | Exámenes, recetas y otros documentos enviados en la conversación | Quedar en la ficha del cliente para que el profesional los consulte |
| Notas de la empresa | Observaciones que el profesional escribe sobre el cliente | Recordar preferencias e historial |
| Citas | Servicio, profesional, fecha, hora y estado | Cumplir la cita, avisar y cobrar |
| Pagos y suscripciones | Monto, método, estado y plan contratado con la empresa | Registrar lo que se pagó. Los datos de la tarjeta quedan solo en Mercado Pago |
Datos técnicos
Cuando accedes al sitio, al panel o a la app, registramos la dirección IP, el tipo de dispositivo y de navegador, la versión de la app y los errores que ocurran. Usamos esto para la seguridad y para corregir problemas. No usamos cookies de publicidad ni rastreadores de terceros. El navegador guarda solo tu sesión y tus preferencias, como el tema claro u oscuro.
04Para qué usamos los datos
- Prestar el servicio. Agendar, confirmar, reagendar y cancelar citas; enviar recordatorios; registrar ventas y suscripciones; emitir cobros.
- Atender por WhatsApp. Mostrar las conversaciones a la empresa y permitir que la secretaria de IA responda cuando la empresa active esta función.
- Avisarte. Notificaciones por WhatsApp o push en la aplicación sobre citas, mensajes y pagos. Cada profesional elige qué avisos quiere recibir.
- Integrar con Google Calendar. Solo si el profesional conecta su propia cuenta. La conexión se puede deshacer en cualquier momento en el panel.
- Seguridad. Autenticar los accesos, evitar fraudes y usos indebidos, registrar quién hizo qué.
- Obligaciones legales. Conservar los registros fiscales y de pago durante el plazo que exige la ley.
- Mejorar el producto. Evaluar la calidad de las respuestas de la secretaria y corregir errores. Lo hacemos observando el comportamiento del sistema, no para crear perfiles de clientes.
No vendemos datos. No usamos conversaciones ni registros para publicidad y no creamos perfiles para terceros.
05Cómo trata las conversaciones la secretaria de IA
Cuando la empresa activa la secretaria de IA, los mensajes recibidos por WhatsApp se envían a un proveedor de inteligencia artificial para generar la respuesta. Hoy ese proveedor es OpenAI.
- Los mensajes de texto van junto con el contexto de la conversación, los datos registrados de la empresa y la base de conocimiento que la empresa escribió.
- Los mensajes de audio los transcribe a texto el mismo proveedor antes de responderlos.
- Las imágenes y documentos pueden analizarse para identificar qué son, por ejemplo un examen, y archivarlos en la ficha del cliente.
El proveedor se contrata a través de su interfaz para empresas, que no usa el contenido enviado para entrenar sus modelos. La secretaria responde solo con lo que está en los datos registrados y en la base de conocimiento de la empresa, y la empresa puede asumir la conversación en cualquier momento.
06Grabación de citas
La empresa puede activar la grabación de citas. Viene desactivada. Con ella activada, una atención puede grabarse de dos formas: el profesional graba desde el panel o desde la aplicación, en la atención presencial, o la grabación entra a la sala de Google Meet, en la atención en línea.
- Aviso y autorización. En la atención en línea, los mensajes de confirmación y de recordatorio avisan que será grabada, la grabación entra a la sala con un nombre que dice que graba y lo escribe en el chat de la sala. En la presencial, el profesional confirma que lo autorizaste antes de empezar. Puedes pedir que no te graben en cualquier momento.
- Qué se hace con el audio. Lo transcribe el mismo proveedor de inteligencia artificial y la transcripción se convierte en el resumen de la cita, en notas en tu ficha y, en empresas del área de la salud, en un borrador de la historia clínica que el profesional revisa antes de que tenga validez.
- Quién lo escucha. Nadie. El audio no puede ser reproducido ni descargado por nadie, ni siquiera por la empresa.
- Por cuánto tiempo. El audio se elimina 7 días después de grabado. El resumen y la transcripción quedan con la empresa, como el resto del historial de la atención.
07Con quién compartimos
Compartimos datos solo con quien los necesita para que la plataforma funcione, y solo la parte necesaria.
| Quién | Qué recibe | Por qué |
|---|---|---|
| La empresa que te atiende | Todo lo que compartes con ella: registro, conversaciones, archivos, citas y pagos | Es ella quien presta el servicio y controla esos datos |
| Meta (WhatsApp) | Los mensajes enviados y recibidos | Es el canal por donde ocurre la conversación |
| OpenAI | Mensajes de texto, audio e imágenes de las conversaciones atendidas por la secretaria de IA; el audio y la transcripción de las citas grabadas | Generar respuestas, transcribir audios y escribir el resumen de la cita |
| Amazon Web Services | Archivos, fotos, audios y videos de las conversaciones, fotos de perfil y logos; el audio de las citas grabadas, durante 7 días | Almacenamiento de los archivos |
| Mercado Pago y Stripe | Nombre, correo electrónico, monto y descripción del cobro | Procesar pagos. Ellos guardan los datos de la tarjeta; nosotros no |
| Citas, si el profesional conecta Google Calendar; dirección de la empresa para ubicarla en el mapa | Integración con la agenda y ubicación en la página de agendamiento | |
| Expo, Apple y Google (Firebase) | Token de notificaciones y el texto del aviso | Entregar las notificaciones push de la aplicación |
También podemos compartir datos cuando una ley, una orden judicial o una autoridad competente lo exija, siempre dentro del límite de lo que se solicite.
08Por cuánto tiempo guardamos
Guardamos cada dato solo mientras cumple una función. Después, lo eliminamos o lo anonimizamos.
| Dato | Plazo de conservación |
|---|---|
| Cuenta del profesional | Mientras la cuenta exista. Tras la solicitud de cierre, la eliminamos en un plazo máximo de 30 días |
| Registro del cliente final | Mientras la empresa te mantenga como cliente. Cuando la empresa te elimina, el vínculo y la memoria de la secretaria de IA sobre ti en esa empresa se eliminan de inmediato |
| Conversaciones de WhatsApp, audios, fotos y archivos | Mientras la cuenta de la empresa exista, para conservar el historial de la atención. Se eliminan en un plazo máximo de 30 días tras el cierre de la cuenta o a solicitud |
| Citas | Mientras la cuenta de la empresa exista, porque forman parte de su historial y de sus ingresos |
| Audio de las citas grabadas | 7 días después de grabado. Después se elimina |
| Resumen y transcripción de las citas grabadas | Mientras la cuenta de la empresa exista. Se eliminan en un plazo máximo de 30 días tras el cierre de la cuenta o a solicitud |
| Recordatorios enviados | 30 días después del envío. Después se eliminan automáticamente |
| Token de notificaciones push | Hasta que cierres sesión en la aplicación o quites el dispositivo. Los tokens que dejan de funcionar se descartan |
| Registros de pago y de cobro | 5 años, por obligación fiscal y legal |
| Registros de actividad y datos técnicos | Registros de actividad del panel mientras la cuenta exista. Datos técnicos durante un período corto, solo para seguridad y diagnóstico |
Los datos eliminados pueden permanecer en copias de seguridad durante un período limitado, hasta que esas copias se reemplacen. No se usan para restaurar datos que pediste eliminar.
09Cómo eliminar tus datos y ejercer tus derechos
La ley de protección de datos de Brasil, la Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), te garantiza el derecho a saber qué datos tenemos, corregirlos, pedir una copia, pedir su eliminación, revocar un consentimiento y saber con quién los compartimos.
Si eres profesional
- El nombre, el correo electrónico, la foto y los demás datos del perfil se pueden editar directamente en el panel.
- Para cerrar la cuenta y eliminar todo, escribe a [email protected] desde el correo electrónico registrado o habla con el soporte por WhatsApp +55 45 98812-5568 desde el número de la cuenta. Confirmamos la identidad por el teléfono registrado antes de ejecutarlo.
- Desinstalar la aplicación del celular no cierra la cuenta. Cerrar sesión en la app quita el token de notificaciones de ese dispositivo; para eliminar la cuenta, usa el contacto de arriba.
Si eres cliente final
- Pídelo directamente a la empresa que te atiende. Ella puede corregir tu registro y eliminarte en el panel.
- Si prefieres, escribe a [email protected] indicando el teléfono usado en las conversaciones y el nombre de la empresa. Remitimos la solicitud a la empresa cuando ella sea la responsable y ayudamos a ejecutarla.
Plazos. Respondemos cualquier solicitud en un plazo máximo de 15 días. Las eliminaciones se completan en un plazo máximo de 30 días después de la confirmación, excepto los datos que la ley nos obliga a conservar, como los registros fiscales.
10Permisos de la aplicación
La aplicación OneTik pide permisos solo cuando usas la función correspondiente. Todos son opcionales y se pueden revocar en la configuración del dispositivo.
| Permiso | Cuándo se usa |
|---|---|
| Notificaciones | Para avisar sobre citas, mensajes y cobros. Sin él, los avisos llegan por WhatsApp |
| Micrófono | Solo cuando grabas un audio para enviarlo en una conversación o tocas Grabar en una cita. La grabación de una cita solo ocurre con la aplicación en pantalla |
| Cámara | Solo cuando tomas una foto para enviarla en una conversación o ilustrar un servicio |
| Fotos | Solo cuando eliges una imagen de la galería para enviarla en una conversación o ilustrar un servicio |
La aplicación no accede a tu ubicación, a tus contactos ni a tu galería en segundo plano.
11Niños y adolescentes
OneTik está hecha para empresas y para personas adultas. No creamos cuentas para menores de 18 años.
Una empresa puede atender a niños y adolescentes, por ejemplo cuando una madre agenda una cita para sus hijas. En ese caso, los datos los informa el padre, la madre o el tutor, y quedan bajo su responsabilidad y la de la empresa, como lo exige la LGPD.
12Seguridad
- Toda la comunicación con nuestros servidores está cifrada.
- El acceso al panel y a la app usa un código de un solo uso enviado por WhatsApp, sin contraseña que se pueda filtrar.
- Dentro de cada empresa, lo que cada persona puede ver y hacer depende de su rol (dueño, administrador o profesional).
- Los datos están en proveedores de nube con controles de acceso, y solo el equipo que lo necesita tiene acceso a producción.
Ningún sistema es totalmente seguro. Si un incidente puede representar un riesgo para ti, te avisaremos a ti y a la Autoridade Nacional de Proteção de Dados de Brasil en el plazo previsto por la ley.
13Transferencia internacional
Algunos de los proveedores mencionados arriba, como OpenAI, Amazon Web Services, Google, Meta y Stripe, pueden procesar datos fuera de Brasil. Cuando eso ocurre, la transferencia sigue las garantías previstas en la LGPD, con cláusulas contractuales que obligan al proveedor a proteger los datos al mismo nivel exigido aquí.
14Cambios en esta política
Cuando cambiemos algo relevante, avisaremos en el panel o por correo electrónico antes de que el cambio entre en vigor. La fecha en la parte superior de esta página muestra siempre la versión vigente.
15Contacto
Dudas, solicitudes sobre tus datos y contacto con el delegado de protección de datos:
- Correo electrónico: [email protected]
- WhatsApp: +55 45 98812-5568
Las reglas de uso de la plataforma están en los Términos de uso.